Der Risikoanalyse

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Eine Standard Risikoanalyse-Sitzung innerhalb RISKID besteht aus den folgenden Prozessschritten:

Session flow.png


Jeder Schritt wird einzeln behandelt. Wenn Sie eine vorbereitete Sitzung starten oder eine laufende Sitzung verfolgen, gelangen Sie in die Risikoanalyse-Sitzung.

Contents

Brainstorming

Der erste Schritt im Risikoanalyse-Prozess ist das Identifizieren/Brainstormen der Risiken durch die Teilnehmer. Solange die Sitzung geöffnet ist (Sitzung ist nicht gelöscht) kann der Teilnehmer jedes Mal zurückkommen, wenn er/sie neue Ideen/Risiken hinzufügen möchte. Auf diese Weise kann der Teilnehmer immer und überall auf eine sehr einfache Art brainstormen und seine/ihre Ideen und Risiken in RISKID eingeben. Der Teilnehmer muss allerdings exakt den gleichen Benutzernamen verwenden, sonst kann das System keinen Link zwischen dem betreffenden Teilnehmer und den eingegebenen Einträgen legen. Das hat zur Folge, dass der Teilnehmer seinen/ihren eingegebenen Eintrag nicht mehr ändern kann. Außerdem kann der Teilnehmer, falls es sich um eine private Sitzung (Teilnehmer sehen die Eingabe der anderen nicht) handelt, auch seine eigenen eingegebenen Einträge nicht mehr sehen.

Brainstorm about the risks


  1. Zuerst müssen Sie die Teilnehmer zur Teilnahme an dieser Sitzung einladen. Dies kann in RISKID auf zwei Arten erfolgen:
    • Klicken Sie auf den kleinen Briefumschlag oben rechts. Hiermit können Sie eine Einladungsmail über Ihr Standard E-Mail-Konto senden.
    • Sie können auch mit einem rechten Mausklick auf den Sitzungsnamen den Link kopieren und diesen unter den Teilnehmern verteilen. Teilnehmer können sich über diesen Link in die Sitzung einloggen.
    • Bitte berücksichtigen Sie, dass jede Person, die diesen Link zur Verfügung hat, an der Sitzung teilnehmen kann. Teilnehmer können sich über den Link in die Sitzung einloggen. Für sichereres Einloggen lesen Sie bitte den Text unten in diesem Kapitel.
  2. Dies ist das Thema, über dessen Risiken das Brainstorming stattfindet. Sie können das Thema jederzeit ändern.
  3. Teilnehmer müssen jedes unerwünschte Ereignis einzeln eingeben. Also ein Ereignis pro Eintrag.
  4. Anschließend können eine oder mehrere zum Ereignis gehörende Ursachen eingegeben werden. Geben Sie bitte jede Ursache einzeln ein.
  5. Das gleiche gilt für das Hinzufügen von einer oder mehreren Auswirkungen.
  6. Wählen Sie, falls möglich, eine Kategorie (RISMAN-Brille) für das eingegebene Risiko.
  7. Klicken Sie auf "Hinzufügen", um das Risiko in das System einzugeben.
    • Damit ist die Eingabe im System gespeichert. Der Teilnehmer braucht nicht extra zu speichern, wenn er/sie stoppen und zu einem späteren Zeitpunkt weitermachen will.
    • Für das Hinzufügen von zusätzlichen Ursachen oder Auswirkungen von anderen bereits identifizierten Ereignissen doppelklicken Sie auf das Ereignis im rechten Feld unter "Hinzugefügte Items". Dies kann der Teilnehmer auch für Ereignisse tun, die andere Anwender genannt haben.
    • Der Moderator verfügt über das Protokoll und die Historie eines jeden Risikos. Doppelklicken Sie hierfür auf ein Risiko und klicken Sie anschließend auf "Protokoll" oder "Historie". Alle Mutationen seit der Erstellung des Risikos werden nun angezeigt. Teilnehmer haben zu dieser Information keinen Zugang.
  8. Sie haben hier die Option, Teilnehmer während der Sitzung die Eingaben der anderen sehen zu lassen oder nicht.
  9. Sollten Sie mehrere Themen definiert haben, kann der Teilnehmer mit dem Button "Thema wechseln" das Brainstorm-Thema wechseln.
    • Sie können hier auch ein neues Thema erstellen oder ein Thema entfernen. Beachten Sie beim Entfernen bitte, dass alle Daten für dieses Thema ebenfalls gelöscht werden.

Verbesserter Schutz: Für ein sichereres Einloggen der Teilnehmer senden Sie den Teilnehmern am besten den folgenden Einlogg-Link: https://ihrdomainname.riskid.nl/Teilnehmer. Mit diesem Link müssen die Teilnehmer selbst den Sitzungscode eingeben im Gegensatz zum Einlogg-Link aus Schritt 1. Diesen Sitzungscode können Sie allen Teilnehmern in einer separaten E-Mail senden. Es ist außerdem ratsam, einen komplizierten Sitzungscode zu verwenden oder sogar zwischenzeitlich zu verändern (vergessen Sie dann nicht, den Teilnehmern den neuen Code mitzuteilen). Der Nachteil dieser Prozedur ist eine geringere Benutzerfreundlichkeit beim Einloggen der Teilnehmer.

Kategorisieren

Falls beim Brainstorming Kategorien definiert sind, sind die Risiken bereits so kategorisiert.

  1. Sollte dies nicht der Fall sein oder möchten Sie ein Risiko anders kategorisieren, können Sie dies tun, indem Sie das Risiko in den entsprechenden Eimer ziehen.
    • Sie können auch ein Risiko kopieren, falls das Risiko auch in eine andere Kategorie gehört. Doppelklicken Sie hierzu auf das Risiko und klicken Sie anschließend auf "Kopieren".
  2. Es besteht auch die Möglichkeit, Kategorien zu erstellen.
  3. Sobald Sie den Cursor auf eine Kategorie stellen, erscheint rechts neben der Kategorie ein kleiner schwarzer Pfeil. Klicken Sie auf den Pfeil, um Ihre Kategorie zu ändern oder zu entfernen.
  4. 4. Durch Klicken auf Onderwerp wisselen.pngkönnen Sie das Thema wechseln. Dieser Knopf ist auch in den nachfolgenden Prozessschritten vorhanden.

Die oben erwähnten Handlungen sind nur für den Moderator bestimmt (Teilnehmer können in diesem Schritt nur zusehen).

Entdoppeln

Der nächste Schritt ist, die ähnlichen Risiken oder Risiken, die miteinander zu tun haben, durch Gruppierung zusammenzufügen.

Group similar risks together


Dies kann auf zwei Arten geschehen und nur durch den Moderator durchgeführt werden (Teilnehmer können in diesem Schritt nur zusehen).

a) Ziehen Sie die zu gruppierenden Risiken in das rechteckige Feld mit dem Text "Ziehen Sie die Risiken hierher, die Sie gruppieren möchten" und klicken Sie auf "Gruppieren". Sie können mehr als 2 Risiken in das Feld ziehen.
b) Ziehen Sie ein Risiko auf ein anderes Risiko, um diese zusammenzufügen. Anmerkung:' Mit der "Ctrl"-Taste lassen sich mehrere Risiken auswählen und gleichzeitig gruppieren.
Result after grouping


  • Open the newly created merged risk by double-clicking it. You can now edit the risk if needed. The group will be labeled with the text of the first risk in the group. If you used the dropbox method, the group will be labeled as the last risk dropped in the box. If you used drag and dropping on the risk, the group will be labeled as the risk that is being dropped on.
  • Die Ursachen und Auswirkungen jedes Risikos in der Gruppe werden automatisch zusammengefügt. Sie verlieren also keine einzige Information.
  • Kontrollieren Sie bei jedem gruppierten Risiko, ob die Ursachen und Auswirkungen richtig definiert sind. Sorgen Sie auch dafür, dass doppelte Ursachen und Auswirkungen entfernt werden.
  • Durch Klicken aufOnderwerp wisselen.pngkönnen Sie das Thema wechseln. Dieser Knopf ist auch in den nachfolgenden Prozessschritten vorhanden.

Beurteilen

In diesem Prozessschritt werden die Risiken durch die Teilnehmer beurteilt auf Wahrscheinlichkeit und Auswirkung. Sie können hier Ihre Auswirkungsklasse (Geld, Zeit, Qualität usw.) und Beurteilungsskala (Niedrig, Mittel, Hoch oder 5-Punkteskala) wählen. Sie können hier auch die Legende für die gewählten Auswirkungsklassen einstellen, sodass Sie Ihre eigenen Markierungen für die Beurteilungsskala einstellen können. Der Moderator muss auf den Button "Beurteilung starten" klicken, bevor die Teilnehmer ihre Stimme für das Thema abgeben können. Falls Sie mehrere Themen haben, müssen Sie für jedes Thema die Beurteilungsrunde separat starten.

Anmerkung: Sobald Sie die Beurteilungsrunde gestartet haben, werden nur die Risiken im Stimmformular aufgenommen, die in diesem Moment im System sind. Die Risiken, die danach noch eingegeben werden, erscheinen nicht auf dem Stimmformular. Hiermit wird dafür gesorgt, dass jeder das gleiche Stimmformular erhält.

Evaluate the risks in probability and impact(s)


  1. Der Teilnehmer kann das Risiko auf Wahrscheinlichkeit und Auswirkung auf einer 5-Punkte-Skala beurteilen, indem er den Pfeil auf dem Balken verschiebt.
  2. Der Teilnehmer kann auch beschließen, für ein bestimmtes Risiko keine Beurteilung abzugeben, weil er/sie das Stimmergebnis für das Risiko nicht beeinflussen will (z. B. weil er/sie für eine vernünftige Einschätzung nicht genügend über das Risiko weiß).
  3. Klicken Sie auf "Ergebnis Legende", um die Legende zu sehen.
  4. Als Moderator steht es Ihnen frei, nicht mitzustimmen, weil Sie beispielsweise rein als Prozessbegleiter fungieren. Klicken Sie hierfür auf den Button "Stimmenthaltung".
    • Wenn Sie auf "Stimmenthaltung" klicken, werden Ihnen die zwischenzeitlichen Ergebnisse angezeigt (siehe folgendes Kapitel).
  5. Mit dem Button "Zwischenspeichern" können Sie das Stimmformular speichern und zu einem späteren Moment mit der Eingabe fortfahren. Sie müssen sich dazu allerdings mit der gleichen E-Mail oder dem gleichen Benutzernamen anmelden.
    • Während der Eingabe wird Ihr Stimmformular regelmäßig automatisch durch das System gespeichert.
    • Sie sehen dann neben dem Button einen Stempel mit Datum und Uhrzeit der Speicherung. Falls hinter "Gespeichert am:" kein Datum und keine Uhrzeit zu sehen ist, beenden Sie bitte sofort Ihre Eingabe in das Stimmformular. Ihre Internetverbindung ist dann wahrscheinlich unterbrochen. Sorgen Sie erst für eine Internetverbindung, sonst wird Ihr Stimmformular nicht korrekt gespeichert.
  6. Mit dem Button "Stimme abgeben" wird Ihre Stimme definitiv ausgebracht.

Stimmergebnisse

Der Schirm mit den Stimmergebnissen wird angezeigt, wenn der Moderator auf "Enthaltung" klickt oder wenn der Moderator seine/ihre Stimme abgegeben hat. Teilnehmer bekommen nach dem Stimmen auf dem Bildschirm zu lesen, dass sie auf weitere Anweisungen des Moderators warten müssen. Der Teilnehmer könnte beispielsweise für die anderen Themen seine/ihre Beurteilung mittelsOnderwerp wisselen.pngabgeben oder warten, bis jeder gestimmt hat, um anschließend die Ergebnisse in der Gruppe zu besprechen.

Risk evaluation result


RISKID verwendet beim Anzeigen der Ergebnisse den Berechnungsmodus. Das bedeutet, dass kein Durchschnitt für jedes Risiko errechnet wird, sondern die meisten Stimmen. Falls für die Auswirkung eines Risikos also 4 mal auf 1 und 8 mal auf 5 gestimmt wurde, zeigt das System an, dass die Auswirkung des Risikos = 5 ist. Der Grund hierfür ist, dass es merkwürdig wäre, dass, wenn beispielsweise die Auswirkung in Geld mit einer 1 statt 100.00 und mit 5 statt 150 Millionen angegeben würde, die durchschnittliche Auswirkung auf einmal 75 Millionen ist. Diese Art Berechnungen lassen sich für diese Fragen nicht einfach so erstellen. Ein anderes Beispiel wäre die Auswirkung bei Sicherheit: 1 bedeutet eine Schramme, 5 bedeutet Mortalität. Den Durchschnitt zu nehmen und für das Risiko zu berechnen, wäre hier abwegig. Wenn wir dies täten, würden als Ergebnis herauskommen, dass niemand stirbt.

  1. Dies ist die Anzahl der abgegebenen Stimmen. Sie können darauf klicken, um zu sehen, wer gestimmt hat und wer nicht. Hiermit können Sie gezielt die Personen anmahnen, die ihre Stimme noch nicht abgegeben haben.
  2. Sie können die Abstimmung stoppen, indem Sie auf "Abstimmung stoppen" klicken. Hiermit geben Sie an, dass Sie mit der Besprechung der Stimmergebnisse fortfahren möchten und dass in diesem Moment keine Stemmen mehr berücksichtigt werden.
  3. Dies ist die Risikozahl, die gleich ist an Wahrscheinlichkeit x Summe der Auswirkungen. Die Risiken können nach Risikozahl sortiert werden.
  4. Das Gewicht wird mit den Farben aus der Risikomatrix bestimmt. Wenn das Ergebnis der Abstimmung beispielsweise in einem roten Feld für Geld und in einem gelben Feld in der Matrix für Zeit zu stehen kommt, bedeutet dies, dass Sie ein rotes Feld und ein gelbes Feld in der Ergebnistabelle erhalten. Rot, gelb und grün haben wir an numerische Werte verbunden: 100, 10 und 1. Wir geben ihnen diese Werte, sodass wir ein Medaillenranking für die Risiken erstellen können. Ein rotes Feld (Gold) ist 10x mehr wert als ein gelbes (Silber), das wiederum 10x mehr wert ist als ein grünes Feld (Bronze). Dies tun wir, weil wir die Matrix nicht symmetrisch gemacht haben. Ein Risiko mit geringer Wahrscheinlichkeit des Eintretens, aber mit sehr ernsten Folgen (Wahrscheinlichkeit: 1 und Auswirkung: 5) ist jetzt gelb, kann aber eventuell auch rot gemacht werden, da wir normalerweise so ein Risiko ernster finden als ein Risiko, das häufiger auftritt, aber eigentlich nicht schlimm ist (Wahrscheinlichkeit: 5, Auswirkung: 1). Mathematisch gesehen würden wir dies 5x1 und 1x5 und beide als 5 beurteilen und wären beide gleichermaßen wichtig. Das Bild nach Gewicht sortieren, schließt häufig besser daran an, was Menschen empfinden, und in den meisten Fällen wird sich dies nicht groß von der Sortierung nach Risikozahl unterscheiden. Doch Sie haben dadurch einen besseren Blick auf die Risiken im oberen linken Quadranten der Matrix. In der nachstehenden Abbildung bringt der Punkt daher kein gelbes Fach in der Ergebnistabelle, die Spalte Gewicht ist bereits all diese Felder zusammen (Summe aller Gewichte des Risikos).
  5. Das System gibt deutlich an, wo es keinen Konsens gibt und der Moderator daher darauf eingehen muss. Dies wird auf Basis der Standardabweichung (Standard Deviation = SD) wiedergegeben. Aus der Wahrscheinlichkeits- und Auswirkungsabstimmung berechnet das System automatisch die durchschnittliche Abweichung, die die Gruppe hat. Werte über diesem Durchschnitt werden rot umrandet, was bedeutet, dass es in der Gruppe keinen Konsens über den Wert gibt, über den gestimmt wurde. Dies bildet einen Diskussionspunkt, den der Moderator mit der Gruppe besprechen kann.
  6. Wenn die Beurteilungsrunde gestoppt wurde, kann der Moderator auf "Ändern" klicken, um den Wert der Wahrscheinlichkeit oder Auswirkungen aufgrund der Besprechung zu verändern. Die roten Standarddeviation-Felder um die Werte herum verschwinden dann, und das Risiko erhält einen * hinter Beschreibung, um anzugeben, dass das Risiko erörtert wurde.
  7. Die verschiedenen Risikomatrizen können durch Anklicken des betreffenden Tabs angesehen werden.

Abstimmung zurücksetzen

Wenn Sie die Abstimmung gestoppt haben, können die Teilnehmer nicht mehr stimmen. Doch es kann sein, dass Sie die Abstimmung wieder eröffnen möchten, um einer Anzahl Teilnehmern doch noch die Möglichkeit zur Abstimmung zu geben. Es kann auch sein, dass sich die Risikoliste geändert hat (zusätzliche Risiken of Risiken im Nachhinein noch entdoppelt) und Sie möchten, dass die Teilnehmer auch bei den neuen Risiken ihre Stimme ausbringen. Hierzu verwenden Sie den Button "Abstimmung zurücksetzen".

Beim Zurücksetzen der Abstimmung können Sie selbst bestimmen, was mit den bereits abgegebenen Stimmen geschieht:

  1. Die Stimmen bleiben unangetastet. Alle bereits abgegebenen Stimmformulare bleiben erhalten, und die Teilnehmer, die noch mit dem Stimmen beschäftigt waren, können diese wieder aufnehmen, wenn der Moderator die Abstimmung erneut startet. Wählen Sie diese Option, wenn Sie beispielsweise zusätzliche Teilnehmer zur Stimmabgabe einladen möchten oder wenn Sie die Deadline für die Abstimmung verlängern möchten.
  2. 2. Die Stimmen müssen überarbeitet werden. Alle Stimmformulare müssen erneut durch die Teilnehmer gelesen und abgegeben werden, auch wenn ein Teilnehmer ihre/seine Stimme bereits abgegeben hat. Die Teilnehmer können erneut einloggen und bekommen wieder ihr eigenes Stimmformular zu sehen, das sie eventuell bereits abgegeben hatten. Wählen Sie diese Option, wenn neue Risiken hinzugefügt wurden und Sie möchten, dass die Teilnehmer ihre Stimme auch für diese neuen Risiken ausbringen und auch, wenn Sie das Stimmformular geändert haben (z. B. Risiken entdoppelt). Berücksichtigen Sie dabei bitte, dass jeder sein Stimmformular erneut abgeben muss.
  3. 3. Die Stimmen werden gelöscht. Alle Stimmformulare werden gelöscht. Verwenden Sie diese Option, wenn Sie beispielsweise die Ergebnis Legende ändern möchten.

Maßnahmen

Wenn die Abstimmung beendet wurde, können Sie durch Anklicken der Risiken die dazugehörigen (Verwaltungs)Maßnahmen sowie den Risikoinhaber bestimmen. Die Teilnehmer können auf diese Art auch Risiken mit Maßregeln belegen.

Define control measures and risk owner(s) for the risks


  1. Fügen Sie eine neue Maßnahme durch das Eingeben der Beschreibung hinzu. Falls bekannt, können Sie anschließend auch den Akteur, Status, Deadline und Anfangsdatum wählen.
    • Bei der Auswahl des Akteurs haben Sie die Option, eine Person oder Funktion hinzuzufügen, falls diese(r) nicht in der Liste vorkommt.
  2. Sie können aus der Liste mit bestehenden Personen und Funktionen einen oder mehrere Risikoeigentümer wählen.
  3. Die bei dem Risiko gehörigen Ursachen, Auswirkungen und Bemerkungen können aufgrund der Diskussion geändert werden.
  4. Dies ist die Risikozahl. Klicken Sie auf "Details" um zu sehen, wie die Risikozahl aufgebaut ist.

Restrisiko

In diesem Schritt können Sie das Restrisiko der Risiken bestimmen, von denen Sie Maßnahmen definiert haben. Die Prozedur ist die gleiche wie im vorhergehenden Beurteilungsschritt, nur werden in diesem Fall lediglich die mit Maßnahmen belegten Risiken für die Beurteilung verwendet. Die Frage an die Teilnehmer ist, was das Risiko wäre, nachdem die definierten Maßnahmen implementiert wurden. Die Risiken auf dem Stimmformular stehen am Anfang auf dem Initialrisiko, das in dem vorherigen Beurteilungsschritt festgestellt wurde.

Tipp: Diesen Schritt können Sie auch gemeinsam in der Gruppendiskussion durchlaufen, wenn sowieso alle anwesend sind. Sie füllen dann anhand der Diskussion nur ein Stimmformular aus (das des Moderators). Hiermit wird der Prozess beschleunigt, da Sie die Diskussion und die Restrisikobeurteilung zusammenlegen.

Übersicht

Im Übersichtsschirm sehen Sie eine Tabelle mit allen identifizierten Risiken. Dies sind die entdoppelten Risiken, also nicht die Liste aus dem Brainstorming-Schritt. Sie lassen sich nach Risikozahl, Wahrscheinlichkeit und Auswirkung sortieren. Außerdem können Sie hier wählen, welche Risiken Sie überwachen möchten. Risiken mit Monitoring erscheinen im RISKID.Monitor Modul. Die Beschreibung für dieses Modul finden Sie über das Menü an der linken Seite. Sie können durch Doppelklicken ein Risiko heranzoomen. Am Ende können die Risiken dann nach Kategorien gefiltert werden.

Berichte

In RISKID lassen sich schnell und einfach verschiedene Berichte Ihrer Risikoanalysesitzung ausdrucken. Klicken Sie hierzu auf den File:Rapport.png Button, den Sie rechts oben im Bildschirm sehen.

Sie können die folgenden Berichte drucken:

  1. Excel Bericht des heutigen Themas. Wählen Sie hierfür:
    • Excel 2007 (.xlsx)
    • Excel 2003 (.xlsx)
  2. Excel Bericht aller Themen. Wählen Sie hierfür:
    • Übersicht Risiken (.rtf). Diese Datei können Sie in Word öffnen.
  3. Excel Übersicht aller Maßnahmen. Wählen Sie hierfür:
    • Übersicht Maßnahmen (.xlsx)
  4. Übersicht der Risikoabstimmung pro Person. Dies kann praktisch für die Diskussion über die Stimmergebnisse sein, da es häufig vorkommt, dass man sich nicht daran erinnert, welche Beurteilung man für ein Risiko abgegeben hat. Wählen Sie hierfür:
    • Stimmergebnisse pro Person (.xlsx)
Personal tools
Namespaces
Variants
Actions
Navigation
Moderator Anleitung
Toolbox